Як організовувати захід чи семінар
Захід чи семінар проводять для того, щоб його учасники могли отримати повноцінний досвід. Так, щоб організувати захід потрібно все широко спланувати і виконати багато підготовчих робіт. Найчастіше, може показати, що семінар йде як годинник: всі події проходять гладко за графіком. Але насправді, основну частину всіх робіт здійснюють щоб розвинути потрібну атмосферу. Доакие ж найважливіші моменти ви повинні врахувати при організації семінару? На дане питання нам постарається відповісти Галімова Лілія Раульевна - викладач бізнес-школи First Business School, яка ось вже більше 12 років займається проведенням тренінгів та проводить.
Тема заходу
Будь-який захід повиннпро слідувати цілі і теме.Тема семінару визначає тип маркетингу, за допомогою якого в майбутньому будуть проводити рекламу. Також тема важлива для маркетингової команди, яка повинна правильно визначити компанії і цільових учасників, на яких і буде оріентіроватся семінар.
Місце проведення
Вибирати місце меропріятія потрібно залежно від масштабу заходу. Найчастіше місце вибирають залежно від кількості учасників семінару та присутності почесних гостей. Зазвичай семінар, розраховують на 100 - 200 чол., Його можна комфортно проводити в готелі (семінарної кімнаті), що оборудованна в театральному стилі або як класна кімната. Але коли потрібнопровести широкомасштабний захід (500 - 1000 чол.), то швидше за все, знадобиться великий хол, конференц-зал, танцювальний зал або аудиторія. Місце проведення заходу повинно бути оснащене високоякісним обладнанням, яке необхідне щоб обслуговувати семінар. Перед прийняттям остаточного рішення мудро буде розглянути відразу нескільки місць проведення майбутнього заходу, рівень обслуговування, відповідність їх місцерозташування, витрати і навколишнє оточення.
Реклама і маркетинг семінару
Однозначно, маркетинг семінару - це найважливіша і дуже часто сама зухвала і проблематична завдання при організації заходу. Щоб меропріятіе було проведено відповідно всім організаційним зусиллям - ви повинні врахувати місце розташування семінару і правильний вибір стратегії маркетингу. Більшість організаторів заходів у яких є великий бюджет щоб надати заходу гласності прагнуть створити сильний маркетинг шляхом розміщення рекламних оголошень в журналах і газетах, на радіо і телебаченні.
Співпраця зі спонсорами
Шановні спонсори допоможуть знизити витрати на проведення вашого заходу і підвищити довіру до нього, а також допоможуть вам з маркетингом. Також, в обмін на рекламу для себе або виставковий майданчик спонсори можуть взяти на себе орендну плату за место проведення вашого семінару.
Робота з диктором і управління людьми
Семінар Приріччя на провал без спікерів, які діляться своїми знаннями з учасниками і без людей, які управляють його процесом. Тому потрібно запросити авторитетних спікерів у яких є досвід проведення заходів. Спікерів нужно підготувати заздалегідь і потрібно провести з ними роботу щодо того, на що вони повинні зробити упор, а також потрібно повідомити їм про очікуване розмірі аудиторії, що розраховується часу і процесах логістики, зверніть їхню увагу на всі спец. вимоги, що будуть використані в час, який відведено для відповідей на питання, що цікавлять аудиторію питання.
Проведення заходу
За 1 день до проведення семінару вам потрібно відвідати місце його проведення, щоб упевнитися, що все в порядку згідно специфікаціям та вимогами: все має бути перевірено: проектори, мікрофони, відео та аудіо системи. Штат співробітників, задіяних у семінарі потрібно протправіть на місце його проведення для приготування ділянки (для установки декорацій, кабінок та рекламних плакатів). В день проведення семінару як мінімум за 1 годину до його початку персонал вже повинен бути на місці. Реєстрація учасників повинна проходити біля дверей. Персонал також відповідає і за допомогу учасникам заходу та забезпечення їх порадами.