Електронний документообіг, як спосіб оптимізації бізнес-процесів

Перші системи електронного документообігу розроблялися безпосередньо на підприємствах і були повністю індивідуалізованими. Змінити структуру такої системи було практично неможливо, а вартість програми була досить високою. Застосовували електронний документообіг тільки у тих компаніях, де виключення ручної обробки документів могло принести чималу економію. Решта організації як і раніше працювали з паперовими носіями. Наскільки змінилася ситуація в наші дні? Про це нам розповість Мейнцер Антон, на сайті якого можна прочитати дуже багато цікавої інформації на тему документообігу.

Основні переваги та види електронного документообігу

Електронний документообіг (ЕДО) - це система автоматизованих процесів обробки електронних документів, що реалізує концепцію «безпаперового діловодства».

Розвиток і активне впровадження електронного документообігу почався в 90-і роки, коли на російському ринку з'явилася велика кількість програм по автоматизації діловодства. З тих пір ця галузь активно розвивається. Все більше організацій прагнуть впровадити у себе систему ЕДО, щоб підвищити ефективність використання робочого часу і звести до мінімуму витрати на ручну обробку документів.

Основним елементом ЕДО є електронний документ, який створюється за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації і зберігається у вигляді файлу того чи іншого формату на машинному носії.

Переваги ЕДО

Впровадження електронного документообігу дозволяє підприємству отримати наступні переваги:

1. одноразова реєстрація документа, яка дозволяє безпомилково ідентифікувати його в системі;
2. паралельне виконання декількох операцій, що скорочує час руху документа і підвищує оперативність виконання;
3. безперервний рух документа, що дає можливість виявити відповідального за його виконання в будь-який момент процесу;
4. єдина база документів, що виключає можливість їх дублювання;
5. результативний пошук документа за наявності про нього мінімальної інформації;
6. ефективна система звітності, що дозволяє контролювати рух документа на кожному етапі документообігу.

Різновиди ЕДО

Залежно від специфіки діяльності організації виділяють кілька видів електронного документообігу:

• виробничий;
• управлінський;
• архівна справа;
• кадровий;
• бухгалтерський;
• складської;
• технологічний;
• секретний і конфіденційний.

Систем електронного документообігу може бути стільки ж, скільки існує видів діяльності. При необхідності можна автоматизувати будь-який приватний документообіг.