Конференція: особливості організації та проведення

Основна мета конференції або тематичного семінару полягає в донесенні інформації до співробітників про діяльність компанії, її перспективні напрямки та подальші кроки. Конференція вважається дуже важливим заходом у житті будь-якої компанії. Завжди потрібно виконувати дуже ретельне планування та підготовку конференції, навіть у ній візьме участь невелика кількість людей. Над кожним етапом необхідно добре подумати та чітко розділити усі організаційні обов'язки. Від рівня підготовки безпосередньо залежатиме ефективність конференції, навіть якщо вона була розроблена для невеликої компанії. Саме тому організацію конференції слід доручити професіоналам. Наприклад, в Одесі вам в цьому питанні може допомогти компанія "Переполох": https://perepoloh.ua/category/konferenciya/.

План організації конференцій

Будь-який захід має свого наставника, якого називають менеджером з організації конференцій. На плечі цієї людини лягає повна відповідальність за календарне планування, а також організацію та проведення заходу, включаючи його повноцінне супроводження. Організатор завжди перебуває на конференції і ефективно вирішує всі питання, а також уважно контролює весь процес заходу. Під час планування заходу слід обов'язково врахувати основні моменти, про які ми поговоримо докладніше.

Ідея конференції

Перед організацією будь-якого заходу слід знати його основну тему чи ідею. І тоді можна буде об'єднати усі доповіді та виступи учасників під одну спільну тему. А всі учасники тоді розуміють – яке саме питання буде розглянуте на даній конференції максимально докладно.

Після вибору підходящої ідеї заходу створюють ємну і зрозумілу назву, яка повинна включати загальну інформацію про основні цілі. При грамотно складеній назві конференції не виникне проблем із відвідуваністю, навіть якщо вхід на неї буде вільним та абсолютно безкоштовним.

Розробка плану заходу

Як тільки з темою конференції визначилися – слід розпочати розробку тимчасового плану. Якщо необхідно провести велику конференцію з тривалістю кілька днів - слід з усією ретельністю підійти до планування. Не забувайте про обов'язкові перерви, організацію якісного харчування, а також різноманітні культурні заходи, якщо вони входять до програми.

Доповіді вибудовуються у спеціальному порядку, щоб можна було закрити одну підтему та плавно перейти до іншої. Варто визначити часові рамки для виступів, щоб можна було залишити достатню кількість часу на відповіді на запитання, що виникли у слухачів.

Склад учасників конференції

Відповідно до обраної тематики та основної ідеї заходу відбувається вибір складу всіх учасників майбутньої конференції. Необхідно скласти один спільний список, до якого включити всіх людей, які мають намір виступати на заході, а також запрошених слухачів та гостей. Менеджер конференції, який займається всіма організаційними моментами, несе відповідальності за розсилку запрошень.

З конкретної області вибираються промовці, які чудово знаються на певній тематиці. В якості запрошених можуть бути як усі бажаючі, так і люди з певного кола. Варто завжди пам'ятати про те, що будь-якої теми конференції є своя цільова аудиторія – категорія людей, які виявляють підвищений інтерес до заходу. Слід обов'язково враховувати цю особливість для формування списків для розсилки запрошень, і навіть під час подачі реклами у ЗМІ.Вибір місця та часу проведення

Заздалегідь необхідно вибрати місце та час для конференції. При виборі потрібного місця рекомендується звернути увагу на кілька основних моментів. Коли захід планується провести всередині компанії, слід вибрати відповідний конференц-зал. Якщо для проведення подібних заходів не передбачено наявність спеціального приміщення – тоді можна орендувати відповідні приміщення в інших будівлях. В цьому випадку, на плечі організаторів вже не лягатиме питання підготовки та оснащення обладнанням конференц-залу.

Це питання особливо актуальне для невеликих міст, у яких більшість компаній працюють у невеликих приміщеннях, де просто не передбачено наявність будь-якої конференц-зали. Наприклад, у компаній з Оріхово-Зуєво немає відповідного окремого місця, яке б ідеально підійшло для заходу. На сьогоднішній день дуже затребуваною є послуга оренди конференц-залу. Це не тільки дуже зручно, але просто необхідно!

Підготовка та оформлення приміщення

Для проведення максимально інформативного та цікавого заходу необхідно використовувати сучасне технічне оснащення та надійне обладнання. Останнім часом на конференції можна зустріти не лише комп'ютери та мікрофони, а й проектори, ноутбуки та навіть унікальне аудіо та відео обладнання.

Слухачів слід розсадити зручно, щоб їм було лише чути, а й видно. Оскільки практично всі заходи супроводжуються показом презентацій та навіть відеороликів. Столи оснащуються всім необхідним – програмою заходу, роздатковим матеріалом, наочними посібниками, довідниками, паперами для запису, ручками, олівцями. Приміщення обов'язково провітрюється.

Організація зустрічі та дозвілля учасників

Всім учасникам конференції обов'язково необхідно пройти процедуру реєстрації після прибуття на місце. Якщо кожному учаснику підготовлено певне місце, слід вказати місця розсадки. Для заміських гостей зазвичай організовується трансфер до місця проведення. Якщо конференція триває весь день або кілька днів, влаштовуються перерви, під час яких всіх гостей прийнято пригощати смачним ланчем, обідом або вечерею (залежно від часу проведення заходу), а також організувати цікаве та різноманітне культурне дозвілля.

Після завершення заходу

Робота організаторів конференції не припиняється навіть після завершення заходу. Велика увага приділяється інформаційній підтримці – публікації статей та фото звіту про проведену подію у ЗМІ та Інтернеті. Потрібно скласти докладний звіт про захід. Досить часто проводяться опитування учасників, щоб дізнатися про їхні враження, корисність інформації на конференції та враження від заходу.

Організація конференції – це повноцінний проект, що вимагає належної уваги до підготовки та чіткого планування. Обов'язково необхідно слідувати запланованим планам і звернути увагу на всі дрібниці. Менеджер з організації заходів має бути готовий до будь-якої ситуації та виникнення непередбачених обставин. Якщо правильно і чітко дотримуватись основних правил - конференція буде проведена за заздалегідь підготовленим планом, а найголовніше - на належному рівні.

По матеріалах: https://perepoloh.ua/.