Позаофісне зберігання документів: що потрібно знати?

Сьогодні позаофісне зберігання документів — це не данина моді, а результат зваженого рішення керівництва організації, яке прагне уникнути цілого ряду ризиків. Позаофісне зберігання документів — передача функцій зі зберігання та обслуговування документів вашої організації спеціалізованій архівній компанії. За своїми ціновими витратами це не більш затратно, ніж введення в штат компанії додаткового співробітника, відповідального за архівне зберігання документів. Зате дозволяє зосередити наявні матеріальні та людські ресурси на основній діяльності.

Фактори ризику при офісному зберіганні документів

При офісному зберіганні документів, компанія стикається з наступними проблемами:

Неефективність бізнес-процесів

У будь-якій організації в результаті її діяльності скупчується величезна безліч документів, які найчастіше перетворюють офісний простір в захаращену територію. Це ускладнює пошук необхідного документа, і збільшує час виконання архівного запиту.

Для грамотної та ефективної організації зберігання документи, закінчені діловодством, заведено систематизувати та обробляти. Ці види робіт в організації не є бізнес-утворюючими а, отже, "обтяжують" спільний бізнес-процес.

Високі витрати на утримання архіву

При виборі офісного приміщення під архівне сховище треба враховувати, що документи не менш примхливі ніж люди:
По-перше, вони вимагають підтримки санітарно-гігієнічного та температурного режимів шляхом використання обладнання клімат-контролю.
По-друге, розміщувати архівні документи треба на металевих стелажах і в коробах і теках з безкислотного картону.
По-третє, навіть при раціональному розміщенні ніколи не відомо, які документи потрібні раніше, які пізніше.

Несанкціонований доступ

Якщо на зберігання передаються документи, що містять інформацію обмеженого доступу, то слід подбати про забезпечення охоронного режиму. З огляду на комерційну репутацію організації, необхідно виключити будь-який несанкціонований доступ в архівосховище і витік важливої інформації як фактор ризику, безпосередньо впливає на стабільність та добробут організації.

Псування документів

Документи, що знаходяться в офісному приміщенні, зазвичай зберігаються в умовах, далеких від тих, які можуть забезпечити паперам граничне збереження. А якщо розмістити їх в підвальному або горищному приміщенні, то ризик втратити документи в терміни, набагато коротші, ніж нормативні терміни зберігання документів або строки позовної давності, є вкрай великим.

Ризик для здоров'я

Крім того, при неналежному зберіганні паперів існує ризик розмноження несприятливих мікроорганізмів (наприклад, грибків цвілі) і неминуча поява паперового пилу, які можуть стати причиною розвитку деяких захворювань всередині людського організму.

З метою запобігання ризиків, пов'язаних зі зберіганням документів в архіві організації, можна довірити документацію архівній компанії, яка має у своєму розпорядженні спеціальне професійне сховище для зберігання всіх видів паперів.

Плюси позаофісного зберігання документів

Позаофісне зберігання документів в спеціально обладнаних сховищах відрізняється від зберігання на території офісу і має кілька значущих переваг:

• Оперативний пошук документа. Всі документи, які надходять на позаофісному збереженні, проходять ретельну підготовку: виключаються документи-дублі та відновлюють раніше загублені документи. Всі папери наводяться в систему, що значною мірою полегшує пошук інформації й видачу потрібного документа, яка займає буквально кілька хвилин.
• Скорочення витрат. Багато компаній вдаються до послуг позаофісного зберігання для того, щоб знизити витрати на утримання дорогих офісних площ. Більш того, зберігання поза територією офісу дозволяє заощадити кошти, які раніше виплачувалися як заробітна плата співробітникам архівного відділу та прямували на обладнання архіву. Якщо говорити про трудові ресурси, то звільнення офісного простору від архівних документів дозволяє керівництву компанії зосередитися виключно на своїй діяльності, не відволікаючись на проблеми архівного зберігання.
• Дотримання термінів зберігання. Оскільки всі документи проходять ретельну підготовку, в професійних сховищах залишаються тільки ті папери, терміни зберігання яких ще не закінчилися; інші — підлягають знищенню. Документи, що залишилися на позаофісне зберігання, можуть знищуватися після закінчення терміну зберігання, але за обов'язковим погодженням з керівництвом компанії.
• Конфіденційність. У професійних архівних сховищах документи зберігаються в знеособлених коробах зі штрихкодом. Доступ до них мають тільки уповноважені співробітники компанії, і жодна зі служб контролюючих органів не зможе без вашої участі їх отримати.
• Безпека. В архівних приміщеннях встановлені системи цілодобової охорони, відеоспостереження і пожежогасіння, що є гарантом безпеки збережених документів і запорукою спокою компанії-замовника.