Офісний переїзд: що потрібно знати?

Іноді приходить час, коли фірма повинна змінити своє приміщення з різних причин. Хтось знаходить нові й дуже комфортні умови з вигідним місцем розташування, другі розширюються, а у деяких можуть виникнути фінансові труднощі. Якою б не була причина, в наш час офісний переїзд найчастіше порівнюють з пожежею. Саме тому, існує кілька дуже важливих моментів, які повинен знати та враховувати кожен організатор офісного переїзду. Далі, ми їх безпосередньо розглянемо. Ну а розповість нам про це співробітник компанії "Інка-Транс", яка безпосередньо здійснює вантажні перевезення в Києві.

Офісний переїзд: організація

Існує кілька дуже важливих моментів, які обов'язково потрібно взяти до уваги при офісному переїзді:

• Необхідно довести до відома всіх працівників організації про те, що дуже скоро на них чекає офісному переїзді. Уточнити їм дату переїзду, щоб вони змогли заздалегідь підготувати та зібрати свої речі, офісне приладдя.
• До початку зборів офісу необхідно з'їздити на нове місце. Таке рішення допоможе створити план з розміщення співробітників, а також розставлювання меблів в приміщенні. Огляд під'їзних шляхів для вивантаження меблів теж дасть позитивні результати + полегшить переїзд до нового офісу.
• Під час офісного переїзду неможливо обійтися без складання точного плану з описом всіх його етапів. Складіть список робіт, які необхідно виконати при переїзді, і речей, які потрібно перевезти, а також призначте відповідальних співробітників за переїзд. Якщо офіс досить великий, нехай відповідальними за переїзд будуть призначені співробітники, по одному з кожної кімнати, і додатково людина, відповідальна за збір коридорів і загальний збір офісу. Такі люди повинні будуть контролювати не тільки збір речей та виїзд із приміщення, що звільняється, а й заїзд в новий офіс, розставлювання меблів і офісного приладдя, організацію робочих місць співробітників на відповідальній ділянці.
• Подбайте про те, щоб у ваших співробітників було досить коробок, пакетів та іншої тари для пакування всіх необхідних речей. Встановіть їм конкретні терміни, до яких повинні бути зібрані всі речі. Також розкажіть, яким чином необхідно маркувати та упаковувати речі в коробки.
• По прибуттю в новий офіс рознесіть коробки та пакети, виходячи з маркування, за відповідними кімнатами. Не забудьте, що до цього необхідно, щоб всі офісні меблі, оргтехніка були вже розставлені та підключені. Далі розпакуванням і розміщенням офісного приладдя будуть займатися вже самі співробітники.
• Крім цього, під час офісного переїзду потрібно повідомити всім своїм клієнтам нову адресу та номер телефону, щоб уникнути незручних ситуацій. Не забудьте змінити адресу та телефони на сайті компанії, а також рекламних матеріалах.

Офісний переїзд — особлива специфіка

Офісний переїзд, крім великих клопотів, має і позитивні сторони: коли буде відбуватися пакування речей, можна буде знайти дуже багато не потрібного та застарілого приладдя, паперу, документів, які в новому офісі будуть займати зайве місце, та й просто давно вже не потрібні. Якщо такі речі будуть знаходитися — сміливо викидайте їх в сміття, вам вони на новому місці точно не знадобляться. Правда, якщо мова йде про зламану та неробочий техніку — порадьтеся з системним адміністратором або з бухгалтером, бо її потрібно буде списати з балансу.

Офісний переїзд і пакування речей

Головним завданням при офісному переїзді є доставка всіх необхідних речей в цілості й схоронності. Пакування кожної речі має дуже велике значення, оскільки від цього залежить збереження майна. Наприклад, в картонні коробки можна з легкістю укласти книги, різні документи, а також предмети інтер'єру + малогабаритні речі.

Для захисту корпусних меблів потрібно використовувати спеціальні куточки з пінопласту, а для перевезення дрібних і крихких речей потрібна спеціальна плівка, в яку речі можна загорнути. Обов'язково необхідно підписати кожну коробку, вказати номер кімнати та перелік речей, що в ній знаходяться. Оргтехніку ж краще запакувати у свою рідну коробку (якщо така ще збереглася), також не забудьте туди упакувати та всі необхідні дроти.

Хто буде виконувати офісний переїзд?

Слід розуміти, що до офісного переїзду не рекомендується залучати сторонніх людей, а також своїх співробітників. Мається на увазі не збірка та пакування особистих офісних речей, а завантаження великогабаритних речей, меблів, офісної техніки й т. д. Причиною цього є як створення можливого безладу в речах і коробках по прибуттю на нове місце, так і можливість нанесення матеріального збитку фірмі при транспортуванні речей.

Також важливим фактом є те, що некваліфіковані «вантажники» можуть просто опинитися в лікарні з травмою після спроби перенесення важкого вантажу. Саме тому, ідеальним рішенням для здійснення офісного переїзду є професійна мувінгова компанія, яка володіє необхідними знаннями, персоналом та транспортом, і може дати вам гарантію на свої послуги.