Каков порядок заполнения авансового отчета?

О том как правильно заполнить авансовый отчет нам расскажет Иванов Р. П. - редактор сайта: авансовый отчет. Физлицо заполняет все графы авансового отчета, кроме:

1.  «Номер авансового отчета» - реквизит отмечает само физлицо, но узнать его оно может только у выдавшего подотчетные средства (например, в бухгалтерии). На практике авансовые отчеты нумеруются последовательно по дате их составления;
2. «Дата составления авансового отчета» - отмечается по фактической дате составления и имеет большое значение. Ведь именно за ней будет решаться, вовремя ли подотчетное лицо подало авансовый отчет;
3. «Наименование налогового агента» - это наименование юрлица или самозанятого лица и т. п., предоставившего средства под отчет. Действующее законодательство не содержит четких требований относительно формата такого реквизита. Советуем пользоваться официальными данными, то есть указывать полное наименование (или сокращено, если оно предусмотрено учредительными документами, например уставом);
4. «Код ЕГРПОУ» - в случае выдачи аванса самозанятым лицом в этом реквизите можно отметить номер учетной карточки налогоплательщика (или серию и номер паспорта, если самозанятое лицо отказалось от принятия такого номера);
5.  «Отдел / Должность, Магазин / Профессия» - название отдела или цеха отмечается в соответствии с организационной структурой юрлица (которая устанавливает ее самостоятельно). Можно указать должность или профессию работника;
6. «Ф. И. О.» - в этом реквизите вводят полностью фамилию, имя и отчество подотчетного лица (согласно его паспортных данных);
7. «Налоговый номер (или серия и номер паспорта)» - объяснение по заполнению этого реквизита приводится в сноске в самой форме авансового отчета. При наличии, в нем указывается регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика - подотчетного лица. А если он отказался от его принятия в установленном законодательством порядке, тогда серия и номер паспорта;
8. «Назначение аванса» - в этом реквизите следует коротко, но понятно отметить, на что выдавался аванс, например: «На командировку», «Для приобретения канцтоваров» и др;
9. «Остаток / перерасход предыдущего аванса» - в этом реквизите указывается (при наличии) цифрами сумма в рублях с копейками не возвращенная на дату составления авансового отчета предыдущего аванса или непогашенного на эту ​​дату перерасхода, по котором вы уже отчитались. Но если работник получал аванс или понес расходы в иностранной валюте (как правило, на заграничную командировку), то хотя авансовый отчет и в рублях, но надо отметить для аналитического учета и сумму эквивалента в иностранной валюте;
10. «Получено (от кого, № и дата)» - в этом реквизите отмечают, как было получено аванс, по которому подается авансовый отчет. Аванс можно было получить или наличными из кассы, или безналичными - на личную карточку или с помощью корпоративной карты;
11. «Всего получено» - в этом реквизите суммируется и приводится цифрами в рублях с копейками общая сумма полученного аванса, за которую подотчетное лицо отчитывается таким авансовым отчетом;
12. «Израсходовано» - здесь отмечается цифрами в рублях с копейками общая сумма потраченных подотчетным лицом средств. Описание таких расходов приводится на оборотной стороне авансового отчета в формате: № по порядку заполненной строки, дата документа, подтверждающего понесенные расходы, кому, за что и на основании какого документа уплачено, общая сумма цифрами в рублях с копейками. В этом же перечне записывают и суммы суточных, но без указания документов, их подтверждающих (суточные - это расходы, которые не требуют документального подтверждения их фактического расходования работником);
13. «Остаток / перерасход» - здесь отмечается (при наличии) цифрами в рубляхс копейками сумма имеющегося остатка по авансу, за который отчитываются этим авансовым отчетом. Если же подотчетное лицо, наоборот, потратило больше, чем получило аванса, оно показывает сумму перерасхода;
14. «Приложение __ документов» - здесь цифрами указывается количество документов, подтверждающих понесенные подотчетным лицом расходы и прилагаемых к авансовому отчету;
15. «Дата, подпись» - в этом реквизите подотчетное лицо, подающее авансовый отчет, ставит дату его представления и свою подпись. Во избежания недоразумений при налоговой проверке очень желательно, чтобы дата, приведенная в начале авансового отчета, совпадала с датой такой подписи. Кроме того, такие же подпись и дата должна быть проставлена ​​на обратной стороне авансового отчета.

Остальные реквизиты заполняют уже определенные должностные лица (чаще всего бухгалтер).

Видео: "Авансовый отчет"