Как организовывать мероприятие или семинар

16 Фев 2014, 01:52

6039

Мероприятие или семинар проводят для того, чтобы его участники могли получить полноценный опыт. Так, чтобы организовать мероприятие нужно все обширно спланировать и выполнить много подготовительных работ. Зачастую, может показатся, что семинар идет как часы: все события проходят гладко по графику. Но на самом деле, основную часть всех работ осуществляют чтобы развить нужную атмосферу. Какие же самые важные моменты вы должны учесть при организации семинара? На данный вопрос нам постарается ответить Галимова Лилия Раульевна - преподаватель бизнес-школы First Business School, которая вот уже более 12 лет занимается проведением тренингов и проводит семинары в Уфе.

Тема мероприятия

Любое мероприятие должно следовать цели и теме.Тема семинара определяет тип маркетинга, с помощью которого в будущем будут проводить рекламу. Также тема важна для маркетинговой команды, которая должна правильно определить компании и целевых участников, на которых и будет ориентироватся семинар.

Место проведения

Выбирать место мероприятия нужно в зависимости от масштаба мероприятия. Зачастую место выбирают в зависимости от количества участников семинара и присутствия почётных гостей. Обычно семинар, рассчитывают на 100 - 200 чел., его можно комфортно проводить в гостинице (семинарной комнате), что оборудованна в театральном стиле либо как классная комната. Но когда нужно провести широкомасштабное мероприятие (500 - 1000 чел.), то скорее всего, понадобится большой холл, конференц-зал, танцевальный зал либо аудитория. Место проведения мероприятия должно быть оснащено высококачественным оборудованием, которое необходимое чтобы обслуживать семинар. Перед принятием окончательного решения мудро будет рассмотреть сразу несколько мест проведения будущего мероприятия, уровень обслуживания, соответствие их месторасположения, затраты и окружающую обстановку.

Реклама и маркетинг семинара

Однозначно, маркетинг семинара - это самая важная и очень часто самая вызывающая и проблематичная задача при организации мероприятия. Чтобы мероприятие было проведено в соответствии всем организационным усилиям - вы должны учесть месторасположение семинара и правильный выбор стратегии маркетинга. Большинство организаторов мероприятий у которых есть большой бюджет чтобы придать мероприятию гласности стремятся создать сильный маркетинг путем размещения рекламных объявлений в журналах и газетах, на радио и телевидении.

Сотрудничество со спонсорами

Уважаемые спонсоры помогут снизить затраты на проведение вашего мероприятия и повысить к нему доверие, а также помогут вам с маркетингом. Также, в обмен на рекламу для себя или выставочную площадку спонсоры могут взять на себя арендную плату за место проведения вашего семинара.

Работа с диктором и управление людьми

Семинар приречен на провал без спикеров, которые делятся своими знаниями с участниками и без людей, которые управляют его процессом. Поэтому нужно пригласить авторитетных спикеров у которых есть опыт проведения мероприятий. Спикеров нужно подготовить заранее и нужно провести с ними работу относительно того, на что они должны сделать упор, а также нужно сообщить им о ожидаемом размере аудитории, рассчитываемом времени и процессах логистики, обратите их внимание на все спец. требования, что будут использованы во время, которое отведено для ответов на интересующие аудиторию вопросы.

Проведение мероприятия

За 1 день до проведения семинара вам нужно посетить место его проведения, дабы удостоверится, что всё в порядке согласно спецификациям и требованиями: всё должно быть проверено: проекторы, микрофоны, видео и аудио системы. Штат сотрудников, задействованных в семинаре нужно отправить на место его проведения для приготовления участка (для установки декораций, кабинок и рекламных плакатов). В день проведения семинара как минимум за 1 час до его начала персонал уже должен быть на месте. Регистрация участников должна проходить у дверей. Персонал также отвечает и за помощь участникам мероприятия и обеспечение их советами.