Черновцы: Правовая позиция нотариальной палаты Украины № 1 от 24 мая 2016 года
По применению норм действующего законодательства при передаче нотариусами регистрационных дел, документов, что были выданы, оформлены или получены ими во время проведения государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество субъектам государственной регистрации прав, которые обеспечивают их ведения. Руководствуясь Законом Украины «О нотариате», Уставом Нотариальной палаты Украины и потребностями общества, которые возникли в сфере внесудебного регулирования гражданских правоотношений, а также для эффективности реализации задач возложенных на профессиональную самоуправляемую организацию нотариусов, Нотариальная палата Украины нарабатывает правовые позиции и определенные механизмы урегулирования проблемных вопросов в нотариальной практике. Целью наработки правовых позиций является получение единой практики для реализации и защиты прав и законных интересов как лиц – участников правоотношений, так и защиты прав нотариусов при осуществлении ими профессиональной деятельности, а также выполнении иных обязанностей согласно законодательства Украины. В связи с вступлением в силу новой редакции Закона Украины «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений», которая изложена Законом Украины «О внесении изменений в закон Украины «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений» и других законодательных актов Украины относительно децентрализации полномочий по государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений» от 26.11.2015 № 834-УИП, до принятия ряда соответствующих подзаконных нормативно-правовых актов, в частности Порядка формирования и хранения регистрационных дел (согласно ч. 5 ст. 17 Закона Украины «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений» в действующей редакции, далее – Закон), необходимо обратить внимание на следующее. Пунктом 8 ст. 2 Закона регистрационное дело определяется как совокупность документов в бумажной и электронной форме, поданных для проведения государственной регистрации прав и сформированных в процессе государственной регистрации прав. Регистрационное дело в бумажной форме включает документы, на основании которых вносились сведения в Государственный реестр прав, а также другие документы, полученные и сформированные во время проведения государственной регистрации, размещаются в порядке их поступления и нумеруются. Регистрационном деле в бумажной форме присваивается регистрационный номер объекта недвижимого имущества. Регистрационное дело в электронной форме состоит из документов, сформированных с помощью программного обеспечения Государственного реестра прав и электронных копий документов, поданных либо сканированных по заявлениям в сфере государственной регистрации прав. Регистрационное дело в электронной форме хранится в Государственном реестре вещных прав. Согласно ст. 17 Закона регистрационное дело формируется (в смысле начала процесса, ведь регистрационное дело будет формироваться неопределенный период времени, объект будет меняться, владельцы будут меняться и т. п. вплоть до ее закрытия) в бумажной форме после открытия раздела на объект недвижимого имущества в Государственном реестре прав и внесении в него сведений о вещных правах на недвижимое имущество и их обременения, об объектах и субъектах этих прав и сохраняется в течение всего времени существования объекта. Согласно п. 9 ч. 3. ст. 10 Закона к полномочиям государственного регистратора входит формирование и ведение регистрационных дел в бумажной форме. Однако ведение регистрационного дела в бумажной форме предусмотрено исключительно для государственных регистраторов, которые находятся в трудовых отношениях с исполнительными органами городских советов городов областного и/или республиканского Автономной Республики Крым значения, Киевской, Севастопольской городскими, районными, районными в городах Киеве и Севастополе государственными администрациями, по местонахождению соответствующего имущества. Частью 4 ст. 17 Закона предусмотрено, что государственный регистратор, который не находится в трудовых отношениях с исполнительными органами городских советов городов областного и/или республиканского Автономной Республики Крым значения, Киевской, Севастопольской городскими, районными, районными в городах Киеве и Севастополе государственными администрациями и провел государственную регистрацию прав, обеспечивает передачу регистрационного дела в бумажной форме или документы, выданные, оформленные или полученные им во время проведения такой регистрации, к соответствующему субъекту государственной регистрации прав, который обеспечивает ведение регистрационных дел в бумажной форме. Порядок формирования и хранения регистрационных дел определяется Министерством юстиции Украины (ч. 5 ст. 17 Закона), однако такой Порядок не принят. Пунктом 25 Порядка государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 25.12.2015 № 1127 (далее — Порядок №1127), предусмотрено, что к соответствующему регистрационному делу приобщаются следующие документы: * экземпляр заявления, присоединявшийся документов, представленных для государственной регистрации прав, с соответствующими сведениями заявителя о получении документов в полном объеме; * экземпляры других заявлений, представляемых нотариусу; – документы, подтверждающие уплату административного сбора и/или внесения платы за предоставление информации из Государственного реестра прав (кроме случая, предусмотренного абзацем вторым пункта 24 настоящего Порядка); – другие документы, которые были получены в бумажной форме государственным регистратором во время рассмотрения заявления и не подлежат возврату заявителю; – карточки приема заявлений — в случае их формирования. Представление нотариусу для государственной регистрации прав на недвижимое имущество заявителем копий документов, на основании которых устанавливается личность заявителя, осуществляется проверка полномочий представителя, документов для проверки правоспособности и дееспособности юридических лиц, копий документов, необходимых для проведения государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество (предусмотренных ст. 27 Закона Украины «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений» и Порядком №1127 п.п. 40-73), не предусмотрено. Соответственно нотариус не требует представления таких копий заявителем. Из документов, необходимых для проведения государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество (предусмотренных ст. 27 Закона и Порядком № 1127 (п.п. 40-73), нотариус изготавливает электронные копии и размещает их в соответствующем разделе Государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество, хранение таких документов предусмотрено только в электронной форме в этом Реестре. Однако следует заметить, что не внесены изменения для приведения в соответствие ряда нормативно-правовых актов по этому вопросу, в частности, действует Порядок ведения государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 26.10.2011 г. №1141 (далее — Порядок №1141), п. 56 которого предусматривает более широкий перечень документов, включаемых в регистрационное дело. На переходный период, до принятия нормативно-правовых актов для урегулирования этого вопроса (учитывая действующую редакцию Порядка № 1141), обновление программного обеспечения Государственного реестра прав и с целью надлежащей защиты информации, приобщения нотариусами документов регистрационных дел надлежащим образом заверенных копий документов, на основании которых устанавливается личность заявителя, осуществляется проверка полномочий представителя, копий документов, необходимых для проведения государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество, не может считаться нарушением законодательства о государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений, и не может быть основанием для отказа в принятии субъектом государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел от нотариусов. Вместе с тем, субъектами государственной регистрации прав, на которых возложена обязанность ведения регистрационных дел, не могут быть предъявлены такие требования к нотариусам. Распечатка нотариусами документов, которые формируются с помощью Государственного реестра прав на недвижимое имущество, Порядком № 1127 не предусмотрено. А потому включить такие документы, как обязательные, примерного перечня документов, передаваемых нотариусами субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел, не представляется возможным. Согласно п. 22 Порядка №1127 информация из Государственного реестра прав выдается нотариусом по желанию заявителя в бумажной форме путем ее печати с помощью программных средств ведения Государственного реестра прав на листах бумаги форматом А4 (210 х 297 миллиметров) без использования специальных бланков, проставление подписи и печати государственного регистратора. Порядком № 1127 не предусмотрено печать такой информации во всех случаях (только по желанию заявителя) в двух экземплярах. Однако, на период до обновления программы Государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество, что позволит нотариусам такую информацию размещать на веб-портале Минюста для доступа к ней заявителя с целью ее просмотра, и в связи с тем, что в случае предоставления информации в форме информационной справки в соответствии с действующим программным обеспечением ДРРП, такой документ не отображается в «документах» электронного заявления, нотариусам возможно такие информационные справки печатать в двух экземплярах, один из которых передавать вместе с документами регистрационного дела соответствующему субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел. В случае, если нотариус провел открытие раздела в отношении одного объекта недвижимого имущества и совершил несколько последовательных регистрационных действий в отношении такого объекта (регистрация прав, обременений), регистрационное дело передается одним описью переданных документов в порядке их поступления. Относительно сопроводительного письма (приложение 1) Сопроводительное письмо оформляется нотариусами в 2-х экземплярах (один передается субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел по месту нахождения недвижимого имущества, а другой остается в деле нотариуса № 01-30). По описи переданных документов (приложение 2) Согласно п.п. 2,3 п.Из Порядка № 111/5 к документам, которые передаются органу государственной регистрации прав по месту расположения недвижимого имущества, прилагается опись вложения, который должен содержать полный перечень документов, которые передаются, с указанием количества листов каждого документа, фамилии, имени и отчества государственного регистратора прав на недвижимое имущество (далее – государственный регистратор), который передает указанные документы, и повното наименование соответствующего органа государственной регистрации прав, наименование нотариальной конторы или название нотариального округа. Описание подписывается государственным регистратором и скрепляется печатью (приложение 2). Описание составляется в 2-х экземплярах (один передается субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел по месту нахождения недвижимого имущества, а другой остается в деле нотариуса №01-30). Относительно подтверждения передачи документов субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел В случае передачи-прием документов нарочно: – государственный регистратор, который получает документы, проставляет подпись в разносной книге для местной корреспонденции (дело № 01-28 согласно номенклатуре). При отправке документов заказным письмом, квитанция об отправке, уведомление о вручении адресату приобщается к документам дела нотариуса №01-30. Относительно сканирования документов Из документов, необходимых для проведения государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество, предусмотренных статьей 27 Закона Украины «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений» и Порядком №1127 (п.п. 40-73), нотариус изготавливает электронные копии и размещает их в соответствующем разделе Государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество, хранение которых предусмотрено только в электронной форме в этом Реестре. Сканирование документов, по которым устанавливается личность заявителя, осуществляется проверка полномочий представителя, квитанций, не предусмотрено. В связи с тем, что для загрузки документов на сервер необходимо определенное время, необходимо внимательно следить за прикреплением отсканированных документов, а также проверять их наличие в Государственном реестре вещных прав на недвижимое имущество при совершении регистрационных действий. О порядке передачи нотариусами регистрационных дел (документов) Пунктом 25 Порядка № 1127 предусмотрено, что к соответствующему регистрационному делу приобщаются документы, а в случае проведения государственной регистрации права собственности с открытием раздела в Государственном реестре прав, сформированное регистрационное дело нотариус передает субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел по месту нахождения недвижимого имущества, в порядке, установленном Минюстом. В связи с тем, что такой порядок передачи на исполнение этой нормы еще не приняты, а также тем, что является действующим Порядок передачи документов в сфере государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 20.01.2012 № 111/5 (далее — Порядок № 111/5), нотариусы осуществляют передачу регистрационных дел и документов субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел по месту нахождения недвижимого имущества в соответствии с требованиями Порядка № 111/5 в части, не противоречащей Закону и нормативным документам по вопросам государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество, принятые позже. Согласно п. Из Порядка № 111/5 документы в сфере государственной регистрации прав передаются субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел по месту нахождения недвижимого имущества нарочно с описью вложения или путем направления заказного письма (с учетом требований Приказа Государственного комитета связи и информатизации Украины от 12 июля 2002 года N 139). В связи с ликвидацией государственных регистрационных служб в срок до 1 апреля 2016 года нотариусам следует иметь в виду, что согласно ст. 17 Закона ведения регистрационного дела в бумажной форме предусмотрено исключительно для государственных регистраторов, которые находятся в трудовых отношениях с исполнительными органами городских советов городов областного и/или республиканского Автономной Республики Крым значения, Киевской, Севастопольской городскими, районными, районными в городах Киеве и Севастополе государственными администрациями, по местонахождению соответствующего имущества. Именно таким регистраторам необходимо осуществлять передачу регистрационных дел и документов нотариусами. Относительно сроков передачи нотариусами регистрационных дел На срок передачи регистрационных дел или документов для вступления в регистрационных дел нотариусами не предусмотрен. До урегулирования этого вопроса через установление сроков в соответствующих нормативно - правовых актах, с целью предупреждения накопления регистрационных дел у нотариусов целесообразно осуществлять такую передачу в разумно короткие сроки, для предупреждения накопления документов. Относительно формирования нотариусами дела 01-30 В соответствии с типовой и индивидуальных номенклатур в государственных нотариальных конторах и у частных нотариусов имеется дело № 01-30 «Документы (запросы, требования, заявления, выписки, информационные справки и т. п) относительно государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений и предоставление информации по данным Государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество» со сроком хранения 3 года. По делу № 01-30 нотариус оставляет такие документы: * второй экземпляр сопроводительного письма; * второй экземпляр описи переданных документов; * квитанцию об отправке и уведомление о вручении (в случае отправления по почте). Относительно формирования и оформления нотариусами регистрационных дел Пунктом 25 Порядка № 1127 предусмотрено, что к соответствующему регистрационному делу приобщаются документы, а в случае проведения государственной регистрации права собственности с открытием раздела в Государственном реестре прав — сформированное регистрационное дело нотариус передает субъекту государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел по месту нахождения недвижимого имущества, в порядке, установленном Минюстом. Необходимо различать понятия «формирование регистрационного дела» и «оформление регистрационного дела» как часть процесса ее формирования. Формирование регистрационного дела осуществляется нотариусами в бумажном и в электронном виде и является следствием осуществления регистрационных действий и операций в Государственном реестре вещных прав на недвижимое имущество. При этом часть регистрационного дела формируется и существует до закрытия регистрационного дела только в электронной форме. Оформление регистрационного дела является конечным этапом ее формирования для архивного хранения. действует определенная Порядку ведения архива регистрационных дел, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 14.11.2011 № 3319/5 (далее — Порядок № 3319/5), процедура передачи в архив и хранения в архиве (далее — архив) именно ЗАКРЫТЫХ регистрационных дел относительно объектов недвижимого имущества, образовавшихся в результате деятельности органов государственной регистрации прав. Регистрационное дело закрывается в соответствии со ст. 14 Закона в следующих случаях: * в случае уничтожения объекта недвижимого имущества; * в случае разделения, объединения объекта недвижимого имущества или выделения доли из объекта недвижимого имущества. Порядок № 3319/5 предусматривает, что закрытое регистрационное дело должна быть сформирована с соблюдением требований, установленных законодательством. Оформление же закрытой регистрационного дела предусматривает нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, заверительной надписи дела, переплет дела, оформление обложки (титульного листа) дела. После истечения пяти лет после закрытия регистрационного дела государственный регистратор прав на недвижимое имущество передает ее на хранение в архив для последующего хранения и пользования. Соответственно предъявление субъектами государственной регистрации прав, обеспечивающих ведение регистрационных дел требований к нотариусам по нумерации документов регистрационного дела, составления на отдельном листе внутренней описи, заверительной надписи и переплета в твердую обложку в соответствии с требованиями Порядка № 3319/5, – являются необоснованными. Опись переданных документов (вложения) нельзя отождествлять с внутренней описью документов регистрационного дела, поскольку это разные документы по правовому статусу и содержанию. По организации передачи нотариусами документов регистрационных дел в случае передачи их в ЦПАУ Пунктом 19 Примерного положения о центре предоставления административных услуг, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 20.02.2013 № 118, предусмотрено, что время приема субъектов обращений в центре составляет не менее шести дней в неделю и семь часов в день без перерыва на обед и является общим (единым) для всех административных услуг, предоставляемых через центр. Центр не реже чем два дня в неделю осуществляет прием субъектов обращений до 20 часов. Необходимо обратить внимание и на то, что нотариус не является субъектом обращений при передаче дел и имеет право обратиться к соответствующему ЦПАУ по вопросам передачи регистрационных дел и документов в любое рабочее время без регистрации в электронной очереди и талонов. О возврате документов, которые передаются нотариусами субъектам государственной регистрации прав, обеспечивающих ведение регистрационных дел Порядок №111/5 не предусматривает права субъекта государственной регистрации прав, обеспечивает ведение регистрационных дел возвращать регистрационные дела и документы переданы нотариусами. В соответствии с пп. 2 п. 4 Порядка № 111/5 субъект государственной регистрации прав в случае выявления несоответствий между документами, которые были переданы нотариусом и описью вложения к ним или получения не в полном объеме документов, что были выданы, оформлены или получены во время проведения регистрационных действий, обращается к нотариусу, что передавал документы, с письмом о предоставлении в полном объеме документов, выданные, оформленные или полученные им во время проведения регистрационных действий. При применении п.п.2 п.4 Порядка №111/5 субъектам государственной регистрации прав, обеспечивающих ведение регистрационных дел, необходимо учитывать требования Порядка №1127, который не содержит требований подачи заявителями заверенных в установленном порядке копий документов, по которым устанавливается лицо, проверяются полномочия, документов, необходимых для осуществления государственной регистрации прав, распечатки сведений при поисках, решения, информации из реестра. Возврат документов нотариусам почтовой связью имеет риски повреждения или потери документов, которые нельзя будет восстановить. Нотариальная палата Украины считает необходимым отметить, что вышеуказанная правовая позиция сформирована в пределах полномочий НПУ на выполнение требований, установленных ч.ч. 1, 4 ст. 16 Закона Украины «О нотариате» и п.п. 2.3, 2.4 Устава Нотариальной палаты Украины, и не может быть воспринято как толкование действующего законодательства Украины. Правовая позиция действует до законодательного урегулирования вопросов формирования, хранения регистрационных дел и порядка их передачи нотариусами субъектам государственной регистрации прав, обеспечивающих ведение регистрационных дел. Приложения: 1. Примерный образец сопроводительного письма на 1 листе. * Примерный образец Описания на 2 арк. (Бланк государственной нотариальной конторы, частного нотариуса) № Наименование субъекта государственной регистрации прав, обеспечивающей ведение дел О передаче регистрационного дела/документов, для приобщения к регистрационному делу На выполнение ч. 4 ст. 17 Закона Украины «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их отягощений», пункта 25 Порядка государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 25.12.2016 № 1127, пунктов 3, 4 Порядка передачи документов в сфере государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений, утвержденного Приказом Министерства юстиции Украины от 20.01.2012 года № 111/5, передаю регистрационную дел/документы с описанием о государственной регистрации прав и /или их обременениях на объект недвижимого имущества, тип недвижимого имущества: жилой дом; местонахождение (адрес): город Ровно, улица Белая, дом. 4 (четыре); регистрационный номер объекта в ДРРП: 5555555555555. Приложения * Описание на__ (_____ ) листах. * Документы:_ (______ ) документов на___ (______ ) листах. Государственный регистратор Частный/государственный нотариус _____________ Т.С. Дмитрук № Наименование документа Количество листов ОПИСАНИЕ переданных документов Государственный регистратор Частный/государственный нотариус Ровенской области Т.С. Дмитрук Нормативные акты, регулирующие данные вопросы:___________________________________________ Закон Украины от 01.07.2004 № 1952-IV «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их отягощений»; Порядок государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 25.12.2015 № 1127 «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество _________________________________ и______ их______________ обременений»; Порядок ведения государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 26.10.2011 № 1141 «Об утверждении Порядка ведения государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество»; Порядок передачи документов в сфере государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 20.01.2012 № 111/5 «Об утверждении Порядка передачи документов в сфере государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их отягощений»; Постановление КМУ №1242 от 30.11.2011 г. «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти. Совету министров Автономной Республики Крым,местных органах исполнительной власти», Инструкция по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 14.04.97 № 348 (с изменениями), ДСТУ 4163-2003 “Государственная унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов” (далее – ДСТУ 4163-2003). Об этом сообщили в Черновицком городском совете.Переведено сервисом "Яндекс.Переводчик": translate.yandex.ru.
Source: http://uzinform.com.ua/